Hoe lees je een P&L?

Het verbaast me altijd wanneer een ondernemer eigenlijk niet zo goed weet waar hij naar kijkt als de cijfers getoond worden. “Het zal wel goed zijn” en “hoeveel moet ik betalen aan de Belastingdienst?” zijn de eerste opmerkingen die ik krijg. Maar hoe kan je het juiste pad bewandelen als je niet eens weet op welk pad je je begeeft? Met andere woorden, hoe ga je je doel bereiken als je niet eens weet waar je moet beginnen? In deze blog geef ik een simpele uitleg hoe je een P&L moet lezen en waar je op moet letten.

Wat is een P&L?

P&L staat voor Profit and Loss, ook wel Winst- en Verliesrekening (W&V) genoemd. Het is een financiële rapportage van de opbrengsten en kosten van je onderneming, met als doel inzicht in hoe je onderneming er financieel voor staat in een bepaalde periode. Dit kan per maand, kwartaal of jaar zijn. Het totaal aan opbrengsten minus de kosten is de winst of het verlies over die periode. Alle bedragen in een P&L zijn exclusief BTW.

Wat staat er allemaal in een P&L?

Een P&L begint altijd met de Omzet en eindigt bij het Resultaat. Bij een eenmanszaak en VOF is dit “Resultaat voor belasting” en bij een BV is dit “Resultaat na belasting”. Het saldo bij het resultaat is de winst of het verlies over deze periode. Ik heb een voorbeeld van een P&L gemaakt op volgorde van de aangifte Inkomstenbelasting/Vennootschapsbelasting:

Netto omzet

Netto omzet zijn alle opbrengsten van je onderneming. Wanneer we spreken over een restaurant is dit de omzet uit verkopen van voedsel en dranken. De omzet wordt vaak geregistreerd in het kassasysteem en kunnen gemakkelijk overgenomen worden. De omzet kan je opsplitsen in omzetgroepen, zodat je overzichtelijk hebt hoeveel je per omzetgroep hebt verkocht. Denk aan een splitsing van verkoop voedsel en dranken, maar ook bijvoorbeeld catering, feest arrangementen, delivery, ed. Let op dat deze omzetgroepen ook goed geregistreerd zijn in het kassasysteem.

Wanneer je naast je hoofdactiviteiten een andere opbrengst hebt uit je onderneming, dan wordt dit gezien als een overige opbrengst. Denk bijvoorbeeld aan verkoop van merchandise. Uiteindelijk valt dit wel onder het totaal aan Netto omzet. 

Kostprijs van de omzet

Dit noemen ze ook wel inkoopwaarde van de omzet. Dit zijn de kosten aan inkoop die je maakt om het product te vervaardigen. Voor een restaurant zijn dit de inkopen van het voedsel en dranken. Wanneer je ook maaltijden bezorgd, dan vallen ook de verpakkingsmaterialen hieronder.

Om een duidelijk beeld te krijgen van de kosten per omzetgroep, kan je deze kosten ook opsplitsen. Wanneer je voedsel en dranken splits kan je gemakkelijk berekenen hoeveel procent je uitgeeft per omzetgroep. De kostprijs voor dranken is over het algemeen veel lager dan voor voedsel.

Onder de kostprijs moet ook een mutatie van de voorraad gemaakt worden. Dit is het verschil tussen de begin- en eindvoorraad. Wanneer je bijvoorbeeld €1.000,- beginvoorraad hebt en €200,- eindvoorraad, dan betekend dit dat je €800,- van je voorraad hebt gebruikt om je producten te vervaardigen en je kostprijs dus hoger is. Het maandelijks tellen van je voorraad is dus een essentieel onderdeel om een goed beeld te vormen van de kostprijs van je producten.

Brutowinst

De Omzet – Kostprijs van de omzet = Brutowinst.

Personeelslasten

Kosten die gemaakt worden voor je personeel vallen onder personeelslasten:

• Salarissen (oproep, vast en management fee)
• Sociale lasten
• Pensioenlasten
• Verzekeringen en Arbo
• Overige personeelskosten, zoals reiskosten, kantinekosten, scholing, WKR, etc.
• Ontvangen subsidies

Wanneer we spreken van een eenmanszaak, dan zijn de kosten van de ondernemer niet zichtbaar in de P&L. Om een goed beeld te vormen van de werkelijke personeelslasten, is het wenselijk om een reservering te maken van het salaris van de ondernemer.

Afschrijvingen

Een afschrijving wordt gedaan op een bedrijfsmiddel dat aangeschaft wordt voor een bedrag hoger dan €450,-. Wanneer je bijvoorbeeld een laptop koopt van €1.000,- dan moet deze afgeschreven worden in 5 jaar. De laptop wordt geactiveerd op de balans en de waarde neemt elk jaar af. Dat betekend dat in jaar 1 €200,- wordt afgeschreven en de laptop nog maar een waarde heeft op de balans van €800,-. Voor meer informatie over afschrijvingen kan je terecht op de site van de Belastingdienst.

Auto- en transportkosten

Een auto van de zaak inclusief verzekering, brandstof, belastingen, onderhoud, etc. vallen onder auto- en transportkosten. Wanneer je ook producten bezorgd bij de klanten, dan vallen de vervoerskosten ook onder deze categorie. Denk hier aan (lease)brommers en (lease)fietsen inclusief de gemaakte kosten voor onderhoud en brandstof.

Huisvestingskosten

De volgende kosten kunnen vallen onder huisvestingskosten:

• Huur bedrijfspand
• Gas, Elektra en Water
• Gemeentelijke Belastingen
• Verzekering
• Kosten Beveiliging
• Afvalverwerking
• Schoonmaakkosten
• Ongedierte bestrijding

Kosten voor afvalverwerking, schoonmaakkosten en ongediertebestrijding worden ook weleens onder Algemene kosten vermeld.

Kosten machines en installaties

Dit zijn kosten die gemaakt worden voor het onderhoud en de eventuele huur van machines en installaties. Denk hier aan de huur voor een kassasysteem, onderhoud aan koffieapparaat, onderhoud aan afwasmachine, etc. Als deze ook verzekerd zijn en het bedrag is bekend, dan kan ook de verzekering hiervan opgenomen worden in deze categorie. Kleine aanschaffingen zoals lampen, batterijen, gereedschap, etc. kunnen ook in deze categorie vallen.

Verkoopkosten

Bij verkoopkosten kan je denken aan de marketingkosten voor je onderneming, dus reclameverspreiding, online marketing, drukwerk, sponsoring, etc. Maar ook als je via online kanalen je reserveringen/bestellingen en betalingen doet (zoals via Thuisbezorgd of The Fork), dan betaal je transactiekosten aan deze bedrijven. Deze transactiekosten zijn ook verkoopkosten.

Algemene kosten

Bijna alle kosten die nog gemaakt zijn maar niet in één van de bovenste categorieën zijn ondergebracht, vallen dan onder Algemene kosten. Denk hier aan telefoonkosten, administratiekosten, contributies/abonnementen, advieskosten, automatisering, etc.

Bedrijfsresultaat

Wanneer alle kosten van de opbrengsten afgehaald zijn, houd je een bedrijfsresultaat over. Er wordt ook wel gesproken over bedrijfswinst, ondernemingswinst of exploitatieresultaat.

Financiële baten en lasten

Opbrengsten en kosten die je maakt voor het geld in je onderneming. Het gaat hier voornamelijk om rente en bankkosten. Denk aan rente voor een lening die je hebt afgesloten.

Bijzondere baten en lasten

Dit wordt ook wel buitengewone baten en lasten genoemd. Het zijn opbrengsten en kosten die niets te maken hebben met de bedrijfsvoering van de onderneming.
– Voorbeeld bijzondere baten: de opbrengst van de verkoop van je oude interieur.
– Voorbeeld bijzondere lasten: een verlies op de verkoop van een bezorgfiets. De fiets is nog niet helemaal afgeschreven, er staat dus nog waarde op de balans van de fiets. Deze fiets wordt voor minder dan deze waarde verkocht, dan ontstaan er kosten. Deze kosten vallen onder bijzondere lasten.

Resultaat voor Belasting

Het resultaat voor belasting is de winst of het verlies die wordt berekend voordat er fiscale aftrekken en vrijstellingen worden gedaan bij invullen van de aangifte Inkomstenbelasting.

EBITDA

Er wordt ook weleens gesproken over EBITDA, dit is een Engelse term en staat voor Earnings Before Interest, Tax, Depreciation and Amortisation. In het Nederlands vertaald: Winst voor de aftrek van rente, belasting, afschrijving en afboekingen. Veel ondernemingen werken graag met deze term omdat het een goede indicatie geeft van de waarde van de onderneming. Wanneer je deze wilt berekenen verplaats je de Afschrijvingen onder het Bedrijfsresultaat. Zie voorbeeld:

Wanneer de ondernemer zelf weinig in de onderneming werkt, is het ook wenselijk om het management fee te verplaatsen van personeelskosten naar de Financiële baten en lasten.