10 Tips om de personeelskosten in de Horeca onder controle te houden

Het onder controle houden van de personeelskosten kan een enorme uitdaging zijn, zeker met de stijgingen van het wettelijk minimumloon. In deze blog geef ik 10 tips om de personeelskosten onder controle te houden.

Personeelskosten

De afgelopen 2 jaar zijn de personeelskosten voor de Horeca fors gestegen en per 1 januari 2024 vindt er weer een forse stijging plaats, zie ook deze blog. Voor een 21-jarige is het wettelijke minimumloon in deze periode met 26,6% gestegen. De vuistregel om 30% van de omzet uit te geven aan personeelskosten wordt dan ook steeds lastiger. Laten we eerst eens kijken welke kosten onder personeelskosten vallen:

• Salaris personeel
• Bonussen
• Reservering vakantiegeld
• Sociale lasten
• Pensioenvoorziening
• Onkostenvergoedingen
• Reiskosten
• Personeelsfeestjes
• Personeelspresentjes
• Auto van de zaak
• Werknemersverzekeringen & Arbo

We zijn geneigd om de prijzen op de menukaart direct aan te passen wanneer we weten dat de personeelskosten stijgen. Maar er zijn meer maatregelen die je kan treffen om de personeelskosten laag te houden, lees de volgende 10 tips.

1.     Inzicht in de huidige personeelskosten

Het belangrijkste is om eerst inzicht te krijgen in de huidige personeelskosten, als je niet weet waar je staat weet je ook niet welke richting je op moet. De makkelijkste manier is om je winst- en verliesrekening (W&V) goed te analyseren, maar dan moet deze wel up-to-date zijn. Met up-to-date bedoel ik niet ouder dan 1 maand, wanneer dat niet het geval is raad ik je aan om in gesprek te gaan met je boekhouder of accountant. De vuistregel is om 30% van de omzet uit te geven aan personeelskosten. Dit is wel afhankelijk van het type restaurant, een full service restaurant heeft hogere kosten dan een low service restaurant. Wanneer de eigenaar meewerkt in het restaurant, zijn de personeelskosten ook lager aangezien deze vaak niet zichtbaar zijn in de W&V.

2.     Balans tussen ervaren en onervaren personeel

Jong personeel is goedkoper, maar zijn nog onervaren waardoor ze inefficiënt zijn en veel begeleiding nodig hebben. Ervaren personeel is vaak wat ouder, dus duurder en hebben vaak behoefte aan een vaste uren en inkomen. Het is belangrijk om de juiste balans tussen deze 2 type personeelsleden te vinden, zodat de service en kwaliteit gewaarborgd wordt maar ook de kosten onder controle blijven. Dit kan je bereiken door een erkend leerbedrijf te zijn. Je geeft je niet alleen jongeren een kans om het vak te leren maar ook heeft dit veel financiële voordelen zoals een lage WW-premie, tegemoetkoming BBL en tegemoetkoming Wtl.

3.     Multifunctioneel personeel

Zorg ervoor dat personeel multifunctioneel inzetbaar is, zodat je altijd gaten kan vullen bij ziekte en onderbezetting, maar ook beter in kan spelen op pieken en dalen. Door de juiste trainingen en het standaardiseren van de werkzaamheden en gerechten, kan personeel eenvoudig multifunctioneel ingezet worden. Naast de voordelen voor de werkgever, geef je personeel ook de kans om meer te leren en te ontdekken waar hun ambities liggen.   

4.     Verloop verminderen

Het personeelsverloop in de Horeca is hoog en dat betekend dat je veel tijd kwijt bent met personeel inwerken. Verloop kan ook leiden tot een minder hecht team, inconsequentie in de kwaliteit en service. Daarom is het belangrijk goed voor je personeel te zorgen zodat het verloop laag blijft. Dit bereik je door een leuke sfeer op de werkvloer, personeel erkenning en aandacht te geven, leuke bedrijfsfeestjes en zorgen dat vrienden van personeel komen werken.

5.     Ken de regels van de Wet Arbeid in Balans (WAB)

Sinds 1 januari 2020 is de Wet Arbeid in Balans (WAB) van kracht, de wet moet het aantrekkelijker maken om personeel een vast contract aan te bieden. De volgende punten zijn belangrijk om te weten om niet onnodig hogere personeelskosten te maken:

• Bij een arbeidsovereenkomst met vaste uren en voor onbepaalde tijd betaal je de lage WW-premie, dit scheelt 5%. 
• Werknemers onder de 21 jaar die maximaal 52 uur per maand werken vallen ook onder de lage WW-premie.
• BBL-leerlingen vallen ook onder de lage WW-premie.
• Een arbeidsovereenkomst moet altijd schriftelijk vastgelegd zijn om in de lage WW-premie te vallen.
• Wanneer de arbeidsovereenkomst uiterlijk twee maanden na aanvang eindigt, wordt met terugwerkende kracht de lage WW-premie herzien naar de hogere WW-premie.
• Wanneer de werknemer gemiddeld 30% meer werkt dan in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd, wordt ook de WW-premie met terugwerkende kracht herzien.
• Een werknemer heeft recht op een minimale uitbetaling van 3 uur, ook al heeft hij minder gewerkt. 
• Bij het ontslaan of niet verlengen van een arbeidsovereenkomst, heeft een werknemer recht op een transitievergoeding vanaf het begin van de arbeidsovereenkomst. 
• Bij een arbeidsovereenkomst van een half jaar of langer geldt een aanzegtermijn van minimaal 1 maand voor het verlengen of beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Wanneer je dit niet doet, heeft de werknemer recht op een aanzegvergoeding.

6.     Inventarisatie van je personeelsbestand

Verdeel je personeelsbestand in groepen en sorteer deze dan op basis van kosten per uur. Wanneer je inzichtelijk hebt waar de meeste personeelskosten heen gaan, kan je hierop inspelen bij het werven van nieuw personeel, doorstroom van huidig personeel, inroosteren van personeel (vast vs variabel) en het inzetbaar stellen van multifunctioneel personeel.

7.     Slimme roosters

Er zijn diverse programma’s op de markt om je rooster in te maken en de urenadministratie bij te houden. Het is van belang dat het systeem met de juiste informatie wordt gevoed, zodat je zo dicht mogelijk bij de werkelijke personeelskosten zit. Op deze manier kan je bijsturen wanneer het nog kan. Wanneer de omzet daalt en de personeelskosten stijgen, kan je ervoor kiezen om personeel naar huis te sturen. Ook kan het rooster inzicht geven in de te verwachten personeelskosten, zo kan je schuiven met personeel wanneer de personeelskosten op bepaalde dagen te hoog zijn. Zorg dat je eerst het vaste personeel inroostert en vervolgens het rooster vult met variabel personeel.

8.     Trainingsprogramma

Het is belangrijk om te investeren in het goed trainen van je personeel, alleen kost dat vaak veel tijd en dat is er niet. Een trainingsprogramma samenstellen kost eenmalig tijd, maar kan constant gebruikt worden. Laat eerst de processen uitschrijven door het huidige personeel en analyseer deze zodat je inzicht hebt in de efficiëntie van het proces en pas deze aan waar nodig. Wanneer elk proces goed omschreven is, kan er eenvoudig een trainingsprogramma per functie voor gemaakt worden. Dit kan digitaal, in je horeca software of met een hardcopy handleiding. Door het standaardiseren van de werkzaamheden, is het eenvoudiger om personeel te trainen. Maak bijvoorbeeld foto’s van hoe de bar eruit ziet wanneer deze afgesloten wordt, zorg dat alle recepturen uitgeschreven zijn, foto’s beschikbaar zijn, hoe een bord opgemaakt wordt, etc. Zorg ervoor dat je personeel in de bediening eerder laat beginnen om te oefenen met uitlopen van borden en drankjes. Je hebt liever dat er dan iets fout gaat dan wanneer de hele zaak vol zit.

9.     Digitalisering

Digitalisering zorgt voor meer tijd en ruimte voor je personeel, investeer daarom niet alleen in een goed kassasysteem maar ook in goede horeca software. Met een horeca software heb je alle gegevens in één systeem, waardoor je live inzicht hebt in de personeelskosten, eenvoudig een rooster kan maken en delen, inzicht hebt in je HACCP-taken, recepturen op een vaste plek,  je voorraad kan managen en nog veel meer. Het nadeel is wel dat het tijd en geld kost om het systeem goed in te richten en bij te houden. Echter verdient het zichzelf wel terug wanneer er optimaal gebruik van wordt gemaakt.

10. Mise-en-place

Elke horecaondernemer weet hoe belangrijk de mise-en-place is. Het is de voorbereiding op de kwaliteit van je gerecht en dat kost tijd, waardoor het keukenpersoneel vroeg op de dag al aanwezig is in het restaurant. Het is daarom goed om eens te kijken of bepaalde producten al mise-en-place aangeleverd kunnen worden, waardoor tijd bespaard wordt. Zo kan je bijvoorbeeld de saté gemarineerd op recept laten leveren, kan er een samenwerking zijn om elke dag verse broodjes te leveren door de lokale bakker of heerlijke desserts laten leveren door een banketbakker.